El arte de la Contabilidad en la gestión empresarial.

Contabilidad y Empresa son dos conceptos que guardan una estrecha relación de dependencia. Ya sea desde los presupuestos para campañas publicitarias en el Departamento de Marketing; las provisiones de remuneraciones en Recursos Humanos, o la adquisición de materias primas para la producción en Operaciones, la Contabilidad permite administrar la información financiera de las empresas para la adecuada toma de decisiones, así como la asignación eficiente de recursos. Comenzaremos definiendo la Contabilidad, citando dos fuentes de interés.

El autor William Pyle, en su libro Introducción a la Contabilidad, señala que"La Contabilidad es el arte de registrar y sintetizar las transacciones de un negocio, y de interpretar sus efectos sobre los asuntos y las actividades de una entidad económica".

Por otra parte, la Contraloría General de la República, en su texto Curso de Contabilidad para no Especialistas (Disponible aquí), la define como "[...]una disciplina regida por principios, normas y procedimientos, que permite el registro de los hechos económicos y proporciona información para apoyar el proceso de toma de decisiones en la organización, en relación con la planificación y el control."

Entre un sinnúmero de definiciones, la empresa es un "grupo social, unidad productiva, en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes y servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad" (Münch, 2006 p. 26)

Con la definición de ambos conceptos, no está de más señalar que la Contabilidad es una actividad fundamental en una empresa, ya que llevamos el registro, tanto de ingresos como de egresos, es decir, de todas y cada una de las operaciones económicas que ha tenido un negocio a través de su existencia, registrando esta información relevante,— Como la administración de capital —almacenándola en una base de datos, la que a futuro podemos analizar e interpretar, con lo cual llevamos un orden y es aquí donde también podemos poner en práctica unos de los cuatro principios de la administración de empresas como lo es el Control, con el fin de, por ejemplo, evaluar los resultados obtenidos durante el ejercicio.

Hago el alcance de estas dos definiciones ya que para mí es un arte poder trabajar en el área de la Contabilidad y las Finanzas. Actualmente me desempeño como Operador Contable del Departamento de Administración Financiera Institucional de una importante Universidad con sede en la ciudad de Temuco, teniendo a cargo el proceso de ingreso de documentación contable, como lo son facturas, boletas de honorarios, facturas con orden de compra, solicitudes de viáticos, devoluciones y rendición de gastos, fondos fijos y fondos por rendir, así como cualquier solicitud que presente alguna de sus unidades, todo esto controlado por la unidad de presupuesto con la cual trabajamos mancomunadamente procurando cumplir con el presupuesto fijado para el centro de costo, ya que todas las unidades tiene un presupuesto anual al cual deben ceñirse y que no pueden exceder. Toda la información es ingresada a un Sistema ERP (Enterprise Resourse Planning)— O Sistema de Planificación de Recursos Empresariales en español —llamado SAP, un sistema que funciona en todos los niveles de la organización, como son Recursos Humanos, Presupuesto o Compras.

Esta es un área de especial interés para mi, ya que desde hace algún tiempo ha formado parte de mi vida laboral, anteriormente a cargo de la Administración de una empresa de seguridad. Cuando te vas adentrando en el mundo empresarial, empiezas a notar que existen términos, conceptos y teorías que te parecían bastante ajenas, pero empiezan a aparecer en documentos y conversaciones y se te hacen familiares, como lo pueden ser, balances, asientos contables, inversiones, Impuesto a la Renta, libros de compra y venta, gastos, etc. La contabilidad es parte inherente de la empresa, por lo que, ya sea que desempeñemos un cargo que forma parte de la administración de una empresa, o hayamos iniciado una empresa por cuenta propia, debemos ser consciente de su importancia, más allá de si se trata de un área en donde nos hemos especializado. La Contabilidad, y en especial la Contabilidad Administrativa, "[...] genera información para los directivos de una organización. [y] Consiste en el proceso de identificar, medir, acumular, analizar, preparar, interpretar y comunicar la información que los ayude a cumplir los objetivos organizacionales." (Horngren, 2006 p.4)

Mientras avanzo en este artículo no puedo dejar de pensar en como se llevaba antiguamente la contabilidad, recordando como todo era en papel, en libros interminables que debían ser llenados manual y constantemente; que debían ser timbrados personalmente en el Servicio de Impuestos Internos, con hojas foliadas que no se podían perder, talonarios de boletas, los famosos libros de compra, libro de ventas, libro de retenciones, adquisiciones y un sinfín de documentación que la empresa debía tener al día y timbrada ya que de los contrario ante una fiscalización corrías el riesgos de multas.

Hoy en día, la contabilidad ha tenido una evolución importante tomando en cuenta como ha progresado la tecnología. Por lo mismo, el SII ha tenido que ajustarse a estos tiempos, pasando del papel a lo digital, (Ver Aspectos Generales de la Facturación Electrónica aquí) es por esta razón que hoy en día la facturación electrónica juega un papel relevante tanto para las grandes empresas, como para las PYMEs o pequeñas empresas de diversos rubros, como por ejemplo el agrícola, el que en muchos casos lamentablemente no cuenta con gran acceso a la tecnología.

Les invito a tomarse unos minutos para revisar estas modificaciones en la página del SII.

Otro punto importante es lo que hemos escuchado, lo que vemos en noticias y otros medios referente al uso malicioso de documentos tributarios como lo son boletas o facturas de dudosa procedencia, las cuales hacen mención a trabajos realizados por ciertas personas a entidades gubernamentales, y que solo justifica el sacar dineros para campañas políticas. (Ver Noticia de Radio Cooperativa aquí) Otro ejemplo es lo ocurrido con la empresa de retail La Polar por la adulteración de los registros contables (Ver aquí). La aplicación correcta de la contabilidad, permite también mostrar que la empresa en la cual nos desempeñamos y somos parte, o que dirigimos, basa sus operaciones sobre el fiel cumplimiento de las normativas legales vigentes, la ética y la eficiencia, para evitar situaciones bochornosas como las expuestas anteriormente, toda vez que el organismo fiscalizador ha provisto métodos más eficaces para su control (Ver noticia T13 aquí)

Estos estándares no son privativos de las grandes corporaciones, las medianas o pequeñas empresas, sino también de cada uno de nosotros en nuestro rol ciudadano. (Ver Noticia Radio Cooperativa aquí) Por inofensivo que pueda parecer, la evasión de impuestos daña no sólo la recaudación fiscal, sino también el registro fidedigno de los "[...]hechos que son de carácter económico[...]" en la empresa. (González, 2003 p.6)

Desde la experiencia, y siempre que la ética sea parte de los fundamentos valóricos de la empresa, la Contabilidad permite acceder a los registros de información, en caso de necesitar saber cómo funciona la empresa económicamente; sólo debemos obtener los balances como también los estados de resultados de años anteriores con lo que podremos hacernos una idea de la salud financiera de la empresa. Esto juega un papel fundamental y relevante para tomar decisiones de corto, mediano y largo plazo, como por ejemplo, si dejamos postergado para el próximo mes el pago del IVA, con las respectivas consecuencias externas e internas.

A modo de resumen podemos decir que la Contabilidad es fundamental para la empresa porque:

• Permite tener un mayor control sobre las operaciones del negocio y las inversiones realizadas.

• Diferenciar los gastos que crean los propietarios sobre los que genera el propio negocio, para así transparentar todo de mejor manera.

• Estimar los costos de producción de un servicio o un producto que estemos fabricando permitiendo averiguar el precio de venta.

• Saber cuánto dinero estamos ganando como también perdiendo. Como explicamos anteriormente, gracias al balance y al estado de resultado podemos averiguar la actual salud financiera de la organización.

• Su ejercicio ético contribuye a la mejora de la reputación corporativa de la empresa.

Más allá de la definición de Pyle, el registro de los hechos económicos de la empresa requiere de profesionalismo, disciplina y orden para convertir los datos en información valiosa. La Contabilidad es un arte en constante perfeccionamiento.

En palabras del polímata florentino Leonardo da Vinci "Una obra de arte nunca se termina[...]"

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